بزرگ ترین سرمایه زندگی تان را مدیریت کنید
بزرگ ترین سرمایه زندگی ما عمر ماست و عمر یعنی گذر زمان. بله ، بزرگ ترین سرمایه ما گذرا و موقت اســت چون زمان با کسی تعارف ندارد و هرگز به اختیار هیچ بنی بشری در نیامده و نمی آید. همیشه راه خودش را می رود و سرعتش هم ثابت اســت. ما اگر خیلی زرنگ باشیم ، تنها می توانیم زمان را مدیریت کنیم. چگونه؟با شناسایی قاتلان بالفطره اوقات خودمان و برنامه ریزی برای غلبه برآن ها.
بزنید کانال دو:
اگر به کارهای روزمره مان دقت کنیم ، می بینیم که تمام شان را می شود کانالیزه کرد در یکی از چهار کانال زیر:
کانال اول شامل کارهایی اســت که هم اضطراری اند ، هم با اهمیت.
کانال دوم شامل کارهایی اســت که اضطراری نیستند اما مهم اند.
کانال سوم شامل کارهایی اســت که اضطراری هستند اما مهم نیستند.
کانال چهارم شامل کارهایی اســت که نه اضطراری اند ، نه مهم.
تلفنی که زنگ می زند یک مساله اضطراری اســت ، یعنی یا به کانال 1 مربوط می شود یا به کانال 3. این را دیگر میزان اهمیتش تعیین می کند. بیشتر ما حتی فکرش را هم نمی توانیم بکنیم که تلفن زنگ بزند و اصلا جوابش را ندهیم. در حالی که شاید پاسخ به آن تلفن ، تمرکز مان را به هم بزند و ما را ازانجام کار مهمی که به آن مشغولیم باز دارد. شاید چند ساعت برای تهیه یک مطلب وقت بگذاریم ، مدتی را صرف آماده کردن خودمان بکنیم و به دفتر شخصی برویم تا درباره مسأله مهمی با او صحبت کنیم اما همین که تلفن مان زنگ می زند ، معمولاً پاسخ گویی به آن تلفن را ضروری می دانیم .کمتر پیش می آید که لطفا 20 دقیقه پای تلفن صبر کنید تا خدمت تان برسم اما همان شخص ممکن اســت ما را 20دقیقه در دفتر کارش معطل کند تا جواب مان را بدهد.
کارهای کانال یک ، کارهایی هستند که هم اضطراری اند ، هم مهم .یعنی هم نیازمند یک اقدام فوری اند هم با نتایج حایز اهمیتی سرو کار دارند. بحران ها و مشکلات شخصی و حرفه ای زندگی مان ، یعنی کانال یک. با کانال یک ، مجبوریم کنار بیاییم و گرنه ، ممکن اســت عوارضش گرفتارمان کند اما تمام عمر را نباید پای این کانال نشست. مادامی که همه هوش و حواس مان به این کانال باشد ، محتوای آن هر روز بزرگ تر و بزرگ تر می شود تا جایی که تمام زندگی مان را پر می کند. یعنی هر روز از بحرانی به بحران دیگر می رویم و همیشه با مشکلات دست و پنجه نرم می کنیم. بیشتر افرادی که زندگی شان را فقط پای کانال یک می گذرانند ، همین که فرصت و فراغتی پیدا می کنند می زنند کانال چهار کارهایی که نه مهم هستند ، نه اضطراری. مانند بیشتر سرگرمی هایی که فقط باعث اتلاف وقت می شوند ، مثل تماشای بیش از حد تلویزیون و یا هر کار وقت گیری که ساعت های زندگی مان را می سوزاند و هیچ چیز به درد بخوری هم عایدمان نمی کند.
محتوای کانال دو ، امور مهم و غیر اضطراری اســت. یعنی کارهایی که به رسالت ها ، نقش ها و هدف های زندگی مان مربوط می شود اما مجبور نیستیم که همین الآن به آنها بپردازیم.
امور کانال سه اضطراری اند اما مهم نیستند. تلفنی که زنگ می زند ، نامه ای که منتظر پاسخ اســت ، هر چیز دیگری که حواسمان را پرت می کند اما به رسالت کلی زندگی مان و یا رسالت کلی سازمان مان هیچ ربطی ندارد ، مربوط می شود به کانال سه. این کانال معمولا مورد علاقه دیگران اســت. انجام این امور غالبا خوشایند و آسان اســت اما نکته در اینجاست که این امور اصلا امور مهمی نیستند. مانند جلسه ای که ناگهان در دفتر کارمان پیش می آید و ناچاریم در آن شرکت کنیم ، تلفنی که زنگ می زند و هیچ کار مهمی با ما ندارد و ...
آدم های موفق ، هیچ وقت اجازه نمی دهند که تمام وقت شان پای کانال های 3 و 4 بسوزد چرا که کارهای 3 و4 ، خواه اضطراری ، خواه غیر اضطراری مهم نیستند. اما یک سوال: شما فکر می کنید اگر کانال 2 را ندیده بگیرید ، برای کانال 1 چه اتفاقی می افتد؟ محتوایش هر روز بزرگ و بزرگ تر می شود تا این که تمام زندگی تان را می بلعد و مجبور می شوید که فقط و فقط به مدیریت بحران های زندگی شخصی و حرفه ای مشغول شوید. اگر برای امور 2 وقت بگذارید ، آنوقت محتوای امور 1 هر روز کوچک تر و کوچک تر می شود. برای این که بتوانید به کارهای 2 بپردازید ، ناچارید از حجم فعالیت های 3 و 4 تان کم کنید. یعنی باید تمرین کنید که به طرز مؤثری به امور 3 و 4 نه بگویید تا فرصت بیشتری برای فعالیت های 2 پیدا کنید. امور 1 را هم که ناچارید جدی بگیرید ، چرا که هم مهمند ، هم اضطراری.
امور اضطراری غالبا مرئی و ملموسند ، ما را تحت فشار می گذارند و یک اقدام فوری از ما می طلبند اما امور مهم به اهداف و نتایج مورد نظرمان در زندگی مربوط می شوند. ما نسبت به امور اضطراری واکنش نشان می دهیم در حالی که امور مهم چون اضطراری نیستند ، به جای واکنش فوری به ابتکار و خلاقیت مان نیازمندند. اگر اهداف و نتایج مشخصی در زندگی نداشته باشیم ، به آسانی به تله امور اضطراری می افتیم و تبدیل می شویم به یک آدم واکنشی و غیر مؤثر.
قاتلان بالفطره زمان
قاتلان بالفطره زمان یکی دو تا نیستند ؛ خیلی زیادند و تازه در آدم های مختلف و شرایط مختلف هم متغیرند اما اگر بخواهیم چند تا از مهم ترین شان را فهرست کنیم، باید به این موارداشاره کنیم: 1-افتادن در تله بحران مدیریت: مدیری که همیشه مجبور اســت به مدیریت بحران بپردازد ، حتی اگر در تمام این مدیریت ها موفق باشد و به نتیجه مطلوب برسد ، مدیر خوبی نیست. چون یکی از ویژگی های مدیر موفق این اســت که بحران ها را پیش بینی کند و جلوی وقوع آنها را بگیرد. اگر پیشاپیش به فکر جلوگیری از بحران ها نباشید ، آنها نمی گذارند شما نفس راحتی بکشید و همیشه به شما حمله ور می شوند. به جای این که این آتش را در همان ابتدا خاموش کنید ، آن را پیش بینی کنید و جلوی روشن شدنش را بگیرد.
2-روشن نبودن اهداف در زندگی شخصی و حرفه ای: این یکی از بزرگ ترین مشکلاتی اســت که باعث اتلاف وقت می شود ، هم در حوزه زندگی شخصی و هم در زندگی حرفه ای. معمولا کسانی که به انجام تمام کارهای روزمره شان می رسند ، آنهایی هستند که پیشاپیش می دانند که قصد دارند در طول روز چه کار کنند. اغلب مان خیال می کنیم که تعیین اهداف زندگی از آن کارهای سالی یک بار اســت در صورتی که اصلا این طور نیست و روشن نبودن اهداف در زندگی شخصی و حرفه ای ،باعث می شود که بیشتر وقت مان صرف چیزهایی بشود که چندان اهمیتی در حوزه های شخصی و حرفه ای زندگی مان ندارند.
3-پذیرش مسئولیت بیش از حد توانایی: با یک دست شاید بشود دو هندوانه را هم برداشت اما ده تا را مطمئنا نمی شود. هر آدمی اگر یکی دو هندوانه را بردارد و سالم به مقصد برساند ، کار مؤثرتری انجام داده اســت نسبت به آن کسی که چند هندوانه بر می دارد و هیچ کدامش را سالم به مقصد نمی رساند.
4-خروس های بی محل: از این جمله بترسید: « ببخشید ، می توانم یک دقیقه وقتتان را بگیرم؟» یادگیری مهارت «نه» گفتن ، البته به صورت مؤدبانه ، تمرین می خواهد.
5-عدم تفویض کار به دیگران : یکی از مناسب ترین و مهم ترین ابزارهای مدیریتی همین اســت که کارها و اختیاراتمان را به روش درستی به دیگران تفویض کنیم. اگر مدیریت می کنیم ودر مجموعه تحت مدیریتمان کسی هست که بتواند در حد 80 درصد خودمان از عهده کاری برآید ، آن کار باید به او تفویض شود. این باعث می شود که ما به عنوان یک مدیر ، فراغت و فرصت بیشتری برای برنامه ریزی ها و نظارت های حیاتی و مهم تر پیدا کنیم.
6-شلختگی و نا مرتب بودن محیط کار و زندگی: کار کردن در یک محیط شلخته و بی نظم و حتی کار کردن پشت میزهای شلوغ و شلخته ، باعث افت راندمان کاری و اتلاف وقت می شود. مرتب کردن میز کاری و هر چیزی را در جای خود گذاشتن ، یکی از ساده ترین توصیه ها به منظور مدیریت زمان اســت.
7-تعلل در انجام کارها: دست کردن و کار امروز را به فردا واگذار کردن ، معمولا از عدم قاطعیت و ناتوانی در تصمیم گیری مؤثر ناشی می شود و وقت زیادی را ضایع می کند. برای غلبه بر این قاتل بالفطره هم باید آموزش دید و تمرین کرد.
8-ناتوانی در نه گفتن: خسته و کوفته ، دارید از سر کار برمی گردید و به این فکر می کنید که امشب باید تا صبح روی یکی پروژه ای که قرار اســت فردا تحویلش بدهید ، کار کنید. درست در همین موقع ، یکی از دوستان تان تلفن می کند و می پرسد آیا می توانید با او به سینما بروید یا نه ؟ می خواهید بگویید نه ، اما می ترسید او دلخور شود و ...این ترس هم از آن ترس های قاتل زمان اســت.
9-جلسات بی فایده: مدیران ضعیف معمولا وقت زیادی را در جلسات می گذرانند ، وقت کمی را در برنامه ریزی و تفکر برای پیشرفت صرف می کنند و وقت بسیار کمی را هم به پیگیری اهداف و نقشه های خودشان اختصالص می دهند. مدیران موفق اما دقیقا برعکس اند.
غلبه بر قاتلان بالفطره زمان
1-هدف گیری: خیلی از ما ممکن اسست خوب از وقت مان استفاده نکنیم فقط به این خاطر که برای مان روشن نیست می خواهیم از کجا به کجا برویم. علم موفقیت با اهداف ذهنی و کیفی چندان میانه ای ندارد. هدف در علم موفقیت ، یعنی یک هدف قابل اندازه گیری ، زمان بندی شده و معقول. مثلا این که من می خواهم در کنکور سال بعد شرکت کنم و در رشته مهندسی مکانیک قبول شوم ،تا 5 سال دیگربا شخص مورد علاقه ام ازدواج کنم ، تا 8 سال دیگر خانه بخرم و... تعین لیست های واضح و دقیقی به این شکل همراه با گام برداری به سوی اهداف بر طبق همین برنامه ریزی ها یعنی مدیریت زمان. همیشه در تعیین هدف هایتان واقع بین باشید یعنی هدف های قابل وصول برای خودتان در نظر بگیرید و گرنه سرخورده می شوید و از اهداف تان باز می مانید.
2-فرار از تله: همیشه برای این سوال ، وقت مناسبی اســت: مهم ترین کاری که در این لحظه می توانم انجام بدهم چیست؟ خیلی از کارها فوری و ضروری به نظر می رسند اما هیچ اهمیتی ندارند. مواظب باشید به تله آن کارها نیفتید. مشکلات و بحران ها همیشه هستند. برای این که به تله شان نیفتید ، باید آنها را پیش بینی کنید و جلوی وقوع شان را بگیرید.
3-برنامه ریزی: بدون طرح و برنامه نمی توانید به هدف هایتان برسید. خیلی ها هستند که می دانند در زندگی چه می خواهند اما برنامه و نقشه درستی برای رسیدن به هدف هایشان ندارند و فقط بیشتر و بیشتر کار می کنند. برنامه سالانه و ماهانه تان را باید هر روز مرور و ارزیابی کنید که چقدر به اهداف سالانه و ماهانه تان نزدیک تر شده اید و چقدر از زمان تان برای رسیدن به آن اهداف ، باقی مانده اســت.
4-تنظیم لیستABC: برای خودتان یک لیست ABC تنظیم کنید. A یعنی آن کارهایی که باید همین امروز انجام بدهید. بنابراین کارهای گروه A را باید هر روز بازنویسی و به روز کنید. کارهای گروه B کارهایی هستند که باید در طول هفته انجام بدهید و کارهای گروه C هم آنها هستند که باید در طول ماه انجام بگیرند. لیست ABC تان را باید در پایان هر روز ارزیابی کنید و میزان موفقیت تان را بسنجید و فاصله تان را با هدف های سالانه و ماهانه تان تخمین بزنید.
5-ترکیب کردن کارهای ظاهرا بی ربط: این یکی دیگر به بحث خلاقیت مربوط می شود. اگر می توانید در یک زمان واحد ، دو کار را با هم و به خوبی انجام بدهید ، آن دو کار را با هم ترکیب کنید. تلفن زدن در حال تماشای فوتبال ، مرور لیستت ABC روزانه در حالی که یک سریال تلویزیونی را هم می بینید و هم نمی بینید ، ضبط کردن حرف های استاد با واکمن یا موبایل یا MP3 در کلاس درس و گوش کردن به آن حرف ها با هدفونی که در گوش دارید در حالی که در تاکسی نشسته اید و دارید به خانه برمی گردید .بد نیست اگر یک روز بنشینید و یک لیست برای کارهای تلفیقی روزمره تان تنظیم کنید.
منبع: هفته نامه فرهنگی -اجتماعی همشهری مثبت 162