راز توفیق کارهای گروهی

جام جم سرا: در یک محیط کاری جمعی، افراد با کمک یکدیگر سعی در رسیدن به اهدافشان دارند. حتی اگر هر یک از آنها شغل مشخصی داشته باشند، اما با دیگر اعضای سازمان در ارتباط بوده و برای رسیدن به نتایج مورد نظر سازمان کنار یکدیگر فعالیت می‌کنند. در واقع عملکرد تک‌تک اعضا باید در خدمت گروه باشد. مدیران و کارکنان هر سازمانی همیشه در جستجوی بهترین روش‌ها برای رسیدن به نتایج دلخواه و سود بهتر هستند، اما یک گروه کاری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا به خواسته‌شان برسند؟ خصوصیت‌های زیر بخشی از ویژگی‌هایی است که معمولا از یک گروه کاری موثر می‌توان انتظار داشت.

1. مشخص بودن انتظارات

مدیر سازمان باید برای اعضا کاملا مشخص کند که چه هدفی در سر دارد و در انتها از گروه کاری خود چه نتیجه‌ای می‌خواهد. سپس تمام موارد مورد نظر را شرح دهد و پیوسته با گروه در تماس باشد و به حمایت آنها از طریق منابع انسانی، مالی و زمان بپردازد و هرگاه لازم شد با تشکیل جلسه با اعضای گروه برای حل مشکلات پیش آمده احتمالی صحبت و گفت‌وگو کند.

2. زمینه کاری

اعضای گروه باید بدانند چرا به گروه پیوسته‌اند و باید از چه ترفندهایی آگاهی داشته باشند. آیا تک‌تک اعضا می‌دانند اولویت گروه چیست تا براساس آن به اهداف مشترک دست پیدا کنند؟ در واقع باید اهداف گروه و اصول و دید و ارزش‌هایشان در ردیف یکدیگر باشد تا بتوانند به سمت جلو پیش بروند در غیر این صورت گروه راه به جایی نمی‌برد.

3. تعهد

اعضای گروه باید واقعا علاقه‌مند به شرکت در کار گروهی باشند و به ماموریتی که برعهده گروه است اهمیت بدهند. آنها باید درقبال کاری که قرار است انجام شود احساس مسئولیت کنند و بدانند هر کاری را که انجام می‌دهند برای گروه ارزشمند است و در کنار آن می‌توانند مهارت‌هایشان را افزایش داده و رشد کنند. اعضا باید مراقب باشند هیچ فرصتی را از دست ندهند و در خدمت گروه و تحقق اهدافشان به کار بندند.

4. صلاحیت

اعضای گروه باید لیاقت و صلاحیت کافی داشته باشند. در حقیقت باید آنها آگاهی، مهارت و توانایی برخورد با مسائل مورد نظر گروه و کاری را که می‌خواهند به سرانجام برسانند داشته باشند، در غیر این صورت راه به جایی نخواهند برد. از طرفی، گاهی اوقات ممکن است با مشکلی برخورد کنند که مجبور شوند از دیگران کمک بگیرند، بنابراین باید منابع انسانی و ترفندهای دیگری در دسترس داشته باشند تا هنگام ضرورت از آنها بهره ببرند.

5. برنامه کار

هر گروه برای موفق شدن باید در زمینه کارها، ماموریت‌ها و ترفندهای مورد نیاز، برنامه و گاهشمار داشته باشد؛ بنابراین مدیر گروه باید برنامه‌ای تهیه کند و با شرح وظایف در اختیار گروه قرار دهد. گروه به وسیله این برنامه می‌تواند روند کاری وپیشرفت خود را محک بزند. همچنین می‌تواند عملکرد تک‌تک اعضا را کنترل کرده و کاستی‌ها را جبران و روند رشد و تغییر پروژه را پیگیری کند.

6. کنترل و احساسات افراد گروه

اعضای گروه باید به اندازه کافی آزادی عمل داشته باشند و احساس کنند هر زمان نیاز است می‌توانند از برنامه خود در جهت اهداف گروه استفاده کند. آنها باید بدانند چه جایگاهی در گروه دارند. همچنین تمام افراد گروه باید مرزها و محدودیت‌های خود را بشناسند. در ضمن کل گروه قبل از شروع پروژه باید بداند از نظر منابع مالی و زمانی در چه جایگاهی است و بر مبنای آن از خود توقع داشته باشد.

7. همکاری

اعضای گروه باید همگی در جریان روند کارگروه باشند و با یکدیگر درخصوص مسائل و مشکلاتشان تبادل‌نظر کنند. هر کس باید بداند دیگری چه بخشی از کار را به عهده دارد تا بهتر در تعامل با یکدیگر قرار گیرند و همه باید در فاصله‌های کوتاه گزارشی از کارهای خود تهیه کرده و یکدیگر را از عملکردشان آگاه کنند. به این ترتیب آنها براحتی می‌توانند راه‌حل‌های مناسب برای مشکلات احتمالی پیدا کرده و به اهدافشان سریع‌تر دست یابند.

8. ارتباطات

درخصوص نقش افراد در گروه و این که بیشترین تاثیر را چه کسی دارد و این که کدام‌یک از افراد گروه بیشتر با یکدیگر در ارتباط هستند و وقتی موضوعی پیش می‌آید چه کسی پاسخگوست، باید به اندازه کافی آگاهی داشت. همچنین اعضای گروه باید مراقب روابط‌شان باشند. به طور مثال اگر خشم یا ناامیدی در وجود کسی است باید بسرعت آن را برطرف کنند تا تاثیر بدی روی روند کار نداشته باشد یا اگر فردی بسیار درونگراست باید او را تشویق به گفت‌وگو با دیگر اعضا کنند. همچنین به عقاید و پیشنهادهای یکدیگر اهمیت داده و در صورت مفید و سازنده‌بودن به کار ببندند. درباره نظراتی که در اقلیت قرار می‌گیرد هم نباید بی‌تفاوت باشند، زیرا ممکن است برخلاف تصور بقیه بسیار کارآمد باشند. در ضمن در عین حال که افراد گروه کنار یکدیگر کار می‌کنند نباید بیش از حد به همدیگر وابسته باشند.

9. خلاقیت

یک سازمان برای این که شانس موفقیت داشته باشد باید به تغییرات واکنش مثبت نشان دهد و هر لحظه که لازم است از امکانات و شرایط تازه استقبال کند. بنابراین باید این ویژگی‌ها را نیز در گروه‌های کاری خود تشویق کند. مثلا اگر فردی ایده‌ای خلاقانه ارائه داد، علاوه بر به‌کاربردن آن ایده باید فرد خلاق را نیز تشویق کند. همچنین برای بالا بردن تفکر خلاق در افراد گروه باید تسهیلاتی چون کلاس‌های آموزشی و دسترسی به منابع مفید در حوزه کاری‌شان ازجمله کتاب و فیلم فراهم شود.

10. عواقب و پیامدهای نامطلوب

وقتی نتیجه کار گروه ناامیدکننده است و به طور کل گروه مسیرش را اشتباه می‌رود، باید اعضا خطای خود را بپذیرند و در رفع آن اقدام کنند. حتی گاهی اوقات ممکن است یک یا دو نفر از افراد گروه، کاری را اشتباه انجام داده‌اند و باقی را به انحراف کشانده‌اند. آنها باید خطایشان را بپذیرند و از اعتراف کردن واهمه‌ای نداشته باشند. باید آزادانه به مشکلی که ایجاد کرده‌اند، اقرار کنند و از ترس تنبیه‌شدن، گناه را به گردن دیگری نیندازند. با این روش گروه زودتر می‌تواند جلوی مشکل را بگیرد و در مسیر صحیح قرار گیرد.

11. رهبری

گروه‌های اثربخش علاوه بر این که به کارکردهای تک‌تک اعضا نیاز دارند، به شخصی که گروه را به درستی کنار هم نگه دارد نیز محتاج هستند. در حقیقت شخصی که وظیفه رهبری گروه را به عهده می‌گیرد باید اولویت‌ها را به گروه یادآوری کند و منابع مورد نیاز را در اختیار گروه قرار دهد و مراقب مشکلات احتمالی باشد. در برخی گروه‌ها، چند نفر وظیفه رهبری را به عهده می‌گیرند. معمولا وقتی گروه کاری بزرگ‌تر از حد معمول است، به رهبری مشارکتی نیاز است.

12. تصمیم‌گیری

گروه‌ها همواره ـ چه آگاهانه و چه ناآگاهانه ـ در حال تصمیم‌گیری هستند. این تصمیم‌ها می‌تواند در مورد وظیفه در حال انجام یا روش‌ها، هنجارها و استانداردهای رفتار گروه و مقدار کار انجام یافته به وسیله گروه باشد. بسیاری از تصمیم‌های مهم که موجب تشکیل گروه می‌شود از همان مراحل اولیه کار و خیلی زود اتخاذ می‌شود و تغییر آنها تقریبا مشکل است. بنابراین روش‌های تصمیم‌گیری بسیار مهم است و باید براساس اهداف نهایی سازمان و گروه صورت بپذیرد. در این تصمیم‌گیری باید کل اعضا را شرکت داد و از نظرات سازنده‌شان استقبال کرد.(humanresources/ مترجم: نادیا زکالوند)