کیلینت جورنت یکی از کوهنوردان مشهوری است که تمام قلل مرتفع جهان را فتح کرده است. او نظر جالبی در مورد شهروندانی که در خیابان‌های پر ازدحام شهرهای بزرگ در حال رفت و آمد هستند، ابراز داشته است. او که بیشتر عمرش را در کوهستان‌ها و به قصد صعود به قلل مرتفع گذرانده است، می‌گوید: «خیلی از کسانی که در خیابان‌های شهرها در حال رفت و آمد هستند، بیشتر ادای مصمم بودن و داشتن هدف یا اهداف مشخص را در می‌آورند و در واقع هیچ مقصد مشخصی را دنبال نمی‌کنند و از این حیث کاملا با کوهنوردانی که هفته‌ها و ماه‌های متمادی را صرف صعود به یک قله مرتفع می‌کنند، متفاوت هستند.» در دنیای مدیریت و کسب‌و‌کار نیز چنین تفاوت‌های شگرفی را می‌توان مشاهده کرد. بین مدیران و کارکنان پرمشغله و بی‌برنامه‌ای که بیشتر ادای پرکار بودن را در می‌آورند و مدیران و کارکنانی که واقعا پربازده هستند و سطوح بالای بهره‌وری و اثربخشی را از خود بروز می‌دهند، تفاوت‌هایی مشاهده میشود.در این مقاله قصد داریم به یازده تفاوت اصلی بین مدیران و کارکنان پر مشغله که همیشه از زیاد بودن کارها و شلوغ بودن سرشان شکایت دارند و مدیران پربازدهی که با وجود انجام دادن کارهای متعدد و تنوع وظایف درجات بالایی از بهره‌وری را بروز می‌دهند، اشاره کنیم.
1- داشتن ماموریت و رسالت مشخص
اغلب مدیران پر مشغله بیشتر وانمود می‌کنند که ماموریت و هدف مشخصی را دنبال می‌کنند و در واقع یا اصلا هدف و ماموریتی ندارند یا اینکه در مورد آنها با تردیدهای جدی روبه‌رو هستند. آنها معمولا به شکلی مبهم و پوشیده در مورد اهداف و ماموریت‌های کاری خود سخن می‌گویند؛ در حالی که مدیران و کارکنان پربازده علاوه بر اینکه درک روشنی از اهداف و ماموریت‌های خود دارند، می‌کوشند تا در مورد آنها به دیگران اطلاع‌رسانی شفاف کنند و سایر افراد را با خود همراه سازند. به همین دلیل هم هست که می‌بینیم افراد پربازده به رغم داشتن مسوولیت‌های متعدد به همه کارهای خود می‌رسند و هیچ گاه مانند افراد پر مشغله شکایت نمی‌کنند.
2- اولویت‌های کاری
اگر بدانیم این خود ما هستیم که زمان را می‌سازیم و به آینده شکل می‌دهیم، دیگر هیچ گاه از پرمشغله بودن و شلوغ بودن سرمان شکایت نخواهیم کرد. در واقع زندگی سرشار از اولویت‌های متعددی است که باید با دیدی باز آنها را مرتب کرد و گام به گام و مرحله به مرحله سراغ تک‌تک آنها رفت. پس اگر شما در یک زمان ده‌ها اولویت را برای خود در نظر گرفته‌اید و در حال دنبال کردن آنها هستید، بدانید که کاملا در اشتباهید؛ چرا که داشتن اولویت‌های متعدد نه تنها به معنای بالا بودن بهره‌وری و راندمان کاری نیست، بلکه نتیجه‌ای غیر از بی‌نظمی کاری و سرسری انجام دادن وظایف به دنبال نخواهد داشت.
اگر به زندگی و فعالیت‌های بسیاری از مدیران موفق دنیا نگاهی اجمالی بیندازید، درمی یابید که یکی از رموز موفقیت‌های چشمگیر آنها داشتن اولویت‌های کاری اندک و متمرکز شدن کامل روی آنهاست، در حالی که آنها هم می‌توانستند مانند افراد پرمشغله و پر‌هیاهو اولویت‌های کاری پرشماری را انتخاب و دنبال کنند. هنری فورد نمونه بارز مدیران بزرگی است که یک اولویت واحد و مشخص را دنبال کرد و نام خود را در دنیا جاودانه ساخت. او به جای تمرکز بر ساخت خودروهای بهتر و بیشتر به فکر طراحی و اجرای سیستم‌های بهتری برای خودروسازی بود و به عبارت صحیح‌تر «به جای ماهی گرفتن به فکر آموختن ماهیگیری» بود. فورد هم می‌توانست مثل خیلی از مدیران شرکت‌های خودروسازی هم‌عصر خود به فکر ساخت مدل‌های مختلف خودرو با ویژگی‌های متفاوت اما با سیستمی سنتی و قدیمی باشد، اما او ترجیح داد یک اولویت یعنی متحول ساختن سیستم ساخت خودرو را دنبال کند و سرانجام در این مسیر موفق شد.
3- نحوه بله گفتن
یکی از نشانه‌های مدیران پرمشغله این است که آنها به آسانی و خیلی زود به دیگران بله می‌گویند؛ در حالی که مدیرانی با سطوح بالای بهره‌وری و اثربخشی خیلی با طمانینه و پس از سنجیدن همه جوانب امر به دیگران بله می‌گویند. در واقع یکی از دلایل مشغله بیش از حد مدیران و کارکنان در این نکته ساده نهفته است که آنها بلد نیستند به دیگران «نه» بگویند و جواب مثبت دادن آنها به دیگران باعث پراکنده شدن تمرکز کاری آنها و غفلت‌شان از اولویت‌ها و ماموریت‌های اصلی شان میشود. در واقع مدیران و کارمندان با بله گفتن به بسیاری از درخواست‌های دیگران، در عمل خود را در خدمت دیگران و در جهت برآورده ساختن اولویت‌ها و خواسته‌های دیگران قرار می‌دهند. بنابراین برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق و با بهره‌وری بالا باید در دادن پاسخ مثبت به خواسته‌های دیگران با احتیاط و دوراندیشی عمل کرد و سر خود را با بله گفتن‌های پرشمار و بی‌هدف شلوغ نکرد.
4- تمرکز روی عمل یا برنامه‌ریزی برای عمل
اغلب مدیران پرمشغله و بی‌نظم عمده توجه‌شان را معطوف به خود عمل می‌کنند و نه برنامه‌ریزی برای آن. این در حالی است که مدیران موفق کسانی هستند که پیش از انجام هر کاری در راستای برنامه‌ریزی برای آن و شفاف‌سازی در مورد آن اقدام می‌کنند. علاوه بر این، مدیران موفق از سیاست «دو گام به پیش یک گام به پس» پیروی می‌کنند و ضمن پرهیز از عجله و شتاب‌زده عمل کردن در مورد پروژه‌های آینده، نیم نگاهی به گذشته و فعالیت‌های قبلی خود نیز دارند. یکی از عادت‌های مدیران موفق، اختصاص 5 دقیقه در هر روز به بررسی کارهایی که انجام داده یا باید انجام می‌داده و کارهایی که نباید انجام می‌داده، است. در حالی که مدیران پر مشغله بی‌توجه به گذشته و تجربیات به دست آمده، فقط در فکر اجرایی کردن برنامه‌های آینده خود هستند.
5- درهای باز یا درهای بسته
خیلی از مدیران جوان ترجیح می‌دهند کارهای متنوع و متفاوتی را به‌طور همزمان در یک دوره زمانی کوتاه انجام دهند و فکر می‌کنند داشتن این ویژگی نشانه‌ای از پویایی و چند بعدی بودن آنهاست. اما مدیران باتجربه با این رویکرد موافق نیستند و سرشان را بیش از حد شلوغ نمی‌کنند. مثلا اگر هدف شما این باشد که تا پایان امسال زبان اسپانیولی را یاد بگیرید و برنامه‌هایی مانند رفتن به چند سفر خارجی، رفتن به دانشگاه، کوهنوردی و پیدا کردن شغلی جدید را نیز دنبال کنید، مطمئن باشید که در پایان امسال به هیچ عنوان زبان اسپانیولی را یاد نخواهید گرفت حتی اگر برای آموختن آن تلاش فوق‌العاده‌ای را صورت داده باشید.
6- به عمل کار برآید
مدیران و کارکنان پرمشغله عادت دارند درمورد شلوغ بودن سرشان سخن بگویند و از این طریق به دیگران بقبولانند که در حال انجام کارهای مهمی هستند و اگر یکی از کارهایشان را به درستی انجام نداده‌اند، به خاطر پر مشغله بودن‌شان است و نه به خاطر ناکارآمدی‌شان. در حالی که مدیران توانمند و لایق به جای پر حرفی و ادعا کردن به‌گونه‌ای عمل می‌کنند که عملکرد درخشان‌شان بیانگر توانایی‌ها و تلاش شان باشد. علاوه بر این مدیران پر بازده دوست دارند به جای پرحرفی در مورد برنامه‌های آتی خود به اقداماتی که تاکنون برای دستیابی به آنها انجام داده‌اند، اشاره کنند و همین پیشینه است که بهترین شاخص برای پیش‌بینی عملکرد آینده آنها محسوب میشود. به یاد داشته باشید که هیچ وقت با حلوا حلوا کردن دهان شیرین نخواهد شد.
7- شبانه‌روز برای همه انسان‌ها 24 ساعت است
یکی از وجوه اشتراک تمام مدیران و کارکنان پر مشغله این است که همه آنها مدعی هستند که دچار کمبود وقت هستند و از زمان کافی برای انجام همه کارهایشان برخوردار نیستند و چنانچه وقت کافی داشتند می‌توانستند همه کارهایشان را به نحو احسن انجام دهند. در نقطه مقابل مدیران کارآمدی قرار دارند که اگرچه همه کارهایشان را سر موقع و به بهترین شکل انجام می‌دهند، اما هیچ گاه از کمبود وقت گلایه نمی‌کنند و کارهایشان را در موعد مقرر انجام می‌دهند. در واقع مدیران و کارکنان پرمشغله از فاکتور زمان به‌عنوان یک عذر و بهانه برای توجیه عملکرد ضعیف‌شان استفاده می‌کنند؛ در حالی که مدیران بزرگ و موفق کسانی هستند که زمان را مدیریت کرده و از آن برای سنجش عملکردشان استفاده می‌کنند. مدیران پرمشغله به این ضرب‌المثل ایرلندی اعتقاد دارند که می‌گوید: «انجام دادن هر کاری بهتر از انجام ندادن هیچ کاری است.» در حالی که این تفکر کاملا اشتباه است و انجام دادن کارهایی که ما را به اهداف ارزشمندمان نزدیک‌تر نمی‌کند، نه تنها هیچ ضرورتی ندارد، بلکه مضر و خسته‌کننده نیز هست و باعث میشود 24 ساعت شبانه‌روز برای بعضی‌ها کوتاه‌تر به نظر برسد و به همین دلیل آنها احساس می‌کنند دچار کمبود وقت هستند.
8- تمرکز داشتن یا از این شاخه به آن شاخه پریدن
یکی از راه‌های موفقیت مدیران بزرگ و برجسته در توانایی آنها در متمرکز شدن بر روی یک هدف خاص و والاست. اما آنها چگونه می‌توانند روی هدف یا اهداف‌شان متمرکز شوند و آنها را به بهترین شکل ممکن تحقق ببخشند؟ پاسخ این سوال کاملا ساده است: آنها به‌طور مداوم از زمان‌سنج برای کنترل عملکردشان استفاده می‌کنند. تصور کنید از صبح که برمی‌خیزید زمان‌سنج مخصوص‌تان را روی زمان 20 دقیقه تنظیم می‌کنید و می‌کوشید تا پیش از به پایان رسیدن آن بیست دقیقه یکی از کارهایی را که برنامه‌ریزی کرده‌اید، انجام دهید و بلافاصله پس از آن زمان‌سنجتان را دوباره برای 20 دقیقه بعد به کار بیندازید و تا قبل از رسیدن آن به عدد صفر یک کار دیگر را انجام دهید. حال تصور کنید که در طول یک روز کاری چند بار می‌توانید قبل از صفر شدن زمان‌سنجتان یکی از کارهایتان را انجام دهید!
9- مزاحمی به نام ایمیل
تکنولوژی‌های نوین علاوه بر مزایای پرشماری که دارند یکسری مزاحمت‌ها و اختلالات را نیز به دنبال خود آورده‌اند که باعث شده بسیاری از مدیران و کارکنان نتوانند روی انجام وظایف و تحقق اهداف‌شان تمرکز کنند. یکی از عادت‌های غلط بسیاری از مدیران و کارکنان پرمشغله این است که آنها به‌صورت گاه و بی‌گاه و برنامه‌ریزی نشده اقدام به چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی‌شان در شبکه‌های اجتماعی می‌کنند و فکر می‌کنند که این کار به معنای به روز بودن و وقت‌شناس‌بودن‌شان است؛ در حالی که به هیچ عنوان چنین نیست و در صورت توجه بیش از اندازه به این عوامل مزاحم، افراد از انجام وظایف اصلی‌شان باز خواهند ماند. شما نیز در مورد ایمیل‌های دریافتی‌تان سه گزینه پیش رو دارید: خواندن، حذف کردن و با تاخیر خواندن که مدیران موفق و پربازده همیشه گزینه سوم را انتخاب می‌کنند.
10- کارآمدی در برابر پرمشغله بودن
یکی از نکات جالب در مورد افراد پرمشغله این است که آنها همیشه دیگران را نیز به پرمشغله بودن و انجام دادن کارهای متعدد در یک زمان دعوت می‌کنند؛ در حالی که مدیران و افراد موفق دیگران را به موثر بودن و کارآمدی بالاتر دعوت می‌کنند. به عبارت بهتر، کسانی که سرشان شلوغ است بیشتر به کمیت و شاخص‌های کمی کارها توجه دارند؛ در حالی که افراد کارآمد به کیفیت انجام شدن کارها و تحقق اهداف توجه می‌کنند. به همین دلیل هم هست که مدیران و کارکنان پرمشغله به ندرت از کارشان لذت می‌برند و در محل کارشان احساس شادی می‌کنند؛ در حالی که مدیران پربازده و برجسته احساسی خوشایند نسبت به کارشان هر چقدر هم سخت و پیچیده باشد، دارند و محل کارشان را خانه دوم خود می‌پندارند. از سویی دیگر، مدیران پرمشغله فکر می‌کنند که در محل کار نه می‌توان و نه باید استراحت کرد؛ در حالی که یکی از رموز لذت بردن از کارعبارت است از داشتن وقت استراحت‌های شاد و فوق العاده.
11- تغییر و تحول
اغلب مدیران پرمشغله بیشتر در مورد تغییراتی که قرار است در سازمان‌های تحت رهبری‌شان صورت پذیرد سخن می‌گویند و اقدام عملی چندانی در مورد آنها انجام نمی‌دهند؛ در حالی که مدیران بزرگ همیشه در حال تغییر دادن و دگرگون‌سازی دائمی سازمان‌های تحت رهبری‌شان هستند و به جای حرف زدن در مورد تغییر و تحول، آنها را به عرصه عمل درمی‌آورند.
منبع: مجله HRM