مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

[ad_1]

 نام ماتریس از کجا آمده است؟

دوایت آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده از سال 1953 تا 1961 بود. او قبل از رئیس جمهور شدن، به عنوان یک ژنرال در ارتش آمریکا و به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در طول جنگ جهانی دوم خدمت کرد. او همچنین بعدها اولین فرمانده عالی ناتو شد.
دوایت مجبور بود تصمیمات دشواری در مورد این که هر روز باید بر کدام یک از وظایف بسیار خود تمرکز کند بگیرد. این امر در نهایت به ابداع اصل مشهور جهانی آیزنهاور او منجر شد، که امروزه به ما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنیم.

فعالیت های "فوری" و "مهم" چه هستند؟

در یک سخنرانی در سال 1954 برای مجمع دوم شورای جهانی کلیساها، رئیس جمهور سابق آمریکا دوایت آیزنهاور ، که به نقل از دکتر روسکو میلر  رئیس دانشگاه نورث وسترن صحبت می کرد، گفت: "من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. فوری ها مهم نیستند، و مهم ها هیچ وقت فوری نیستند". گفته می-شود که با استفاده از این "اصل آیزنهاور" است که او می داند چطور حجم کار و اولویت های خود را سازماندهی کند.

 او تشخیص داد که مدیریت زمان عالی به معنی موثر و همچنین کارآمد بودن است. به عبارت دیگر، ما باید وقت خود را صرف کارهایی کنیم که مهم هستند، و نه فقط کارهایی که فوری‌اند. برای این کار، و برای به حداقل رساندن استرس داشتن مهلت های زمانی بیش از حد محدود، ما باید این تمایز را درک کنیم:

• فعالیت های مهم نتیجه ای دارند که منجر به دستیابی ما به اهدافمان می شود، چه این اهداف حرفه ای باشند و چه شخصی.
• فعالیت های فوری نیاز به توجه فوری دارند، و معمولا به دستیابی به اهداف شخص دیگری مربوط هستند. آنها اغلب فعالیت هایی هستند که ما بر روی آنها تمرکز می کنیم و نیازمند توجه هستند چون عواقب عدم رسیدگی به آنها فوری هستند.

وقتی ما بدانیم که کدام فعالیت ها مهم و کدام فوری هستند، می توانیم بر تمایل طبیعی خود برای تمرکز بر روی فعالیت های فوری بی اهمیت غلبه کنیم، به طوری که می توانیم وقت کافی برای انجام آنچه که برای موفقیت ما ضروری است خالی کنیم. به این طریق است که می توانیم از "برخورد آنی با مشکلات به جای پیشگیری از آنها" به سمت موقعیتی حرکت کنیم که بتوانیم کسب و کار و حرفه خود را ترقی دهیم.

چگونه از اصل آیزنهاور استفاده کنیم؟

برای استفاده از این اصل، تمام فعالیت ها و پروژه هایی که احساس می کنید باید انجام دهید را لیست کنید. سعی کنید تمام چیزهایی که وقت شما را در محل کار می گیرند، اما با این حال بی اهمیت هستند را در لیست خود بگنجانید. (اگر وقت خود را با استفاده از لیست کارهایی که باید انجام دهید  یا برنامه کاری  مدیریت می کنید، قبلا این کار را انجام داده اید.)

 
سپس از راهکارهای شرح داده شده در زیر برای برنامه ریزی فعالیت های خود استفاده کنید.

1. مهم و فوری

دو نوع متمایز از فعالیت های فوری و مهم وجود دارد: آنهایی که شما نمی توانید پیش بینی کنید، و آنهایی که تا لحظه آخر رها کرده اید.

شما می توانید فعالیت های لحظه آخری را با برنامه ریزی از قبل و اجتناب از تعلل، حذف کنید.

با این حال، همیشه نمی توانید برخی از مسائل و بحران ها را پیش بینی یا از آنها جلوگیری کنید. در اینجا، بهترین روش این است که کمی وقت برای رسیدگی به مسائل غیر منتظره و فعالیت های مهم برنامه ریزی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. (اگر یک بحران بزرگ به وجود آمد، آن وقت شما باید وظایف دیگر را دوباره برنامه ریزی کنید.)

اگر شما مقدار زیادی فعالیت های فوری و مهم دارید، مشخص کنید که کدام یک از آنها را می توانید پیش بینی کنید، و در مورد این که چطور می توانید فعالیت های مشابه را از قبل برنامه ریزی کنید، تا تبدیل به فعالیت های فوری نشوند، فکر کنید.

2. مهم اما غیر فوری

اینها فعالیت هایی هستند که به شما کمک می کنند به اهداف شخصی و حرفه ای خود دست یابید، و کارهای مهم را تکمیل کنید.

مطمئن شوید که مقدار زیادی زمان برای انجام درست این کارها دارید، به طوری که تبدیل به فعالیت های فوری نمی شوند. همچنین، به یاد داشته باشید که زمان کافی برای رسیدگی به مشکلات پیش-بینی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. این کار شانس شما برای پیگیر ماندن را به حداکثر رسانده، و به شما کمک خواهد کرد تا از استرس این که کار بیشتر از حد لازم فوری شود، جلوگیری کنید.

3. غیر مهم اما فوری

وظایف فوری اما غیر مهم کارهایی هستند که شما را از دستیابی به اهدافتان باز می دارند. از خودتان بپرسید آیا می توانید آنها را دوباره برنامه ریزی کرده یا به دیگری محول کنید.

یک منشأ رایج چنین فعالیت هایی، افراد دیگر هستند. گاهی اوقات گفتن مودبانه "نه" به افراد، یا تشویق آنها به این که خودشان مشکل را حل کنند، مناسب است. (مقاله ما تحت عنوان "بله به شخص، نه به کار" در اینجا به شما کمک خواهد کرد.)

همچنین، سعی کنید وقتی در دسترس هستید، بازه های زمانی داشته باشید، به طوری که افراد بدانند می توانند در آن زمان با شما صحبت کنند. یک راه خوب برای انجام این کار ترتیب دادن جلسات منظم با آنهایی است که اغلب حرف شما را قطع می کنند، به طوری که بتوانند یکباره با مسائل خود کنار بیایند. پس از آن شما قادر خواهید بود برای مدت طولانی تری بر روی فعالیت های مهم خود تمرکز کنید.

4. نه مهم و نه فوری

این فعالیت ها تنها حواس پرت کننده هستند، در صورت امکان از آنها اجتناب کنید.

شما می توانید به سادگی از بسیاری از آنها چشم پوشی کرده یا آنها را لغو کنید. با این حال، برخی از آنها ممکن است فعالیت هایی باشند که افراد دیگر از شما می خواهند انجام دهید، با وجود این که به نتایج مورد نظر شما کمک نمی کنند. باز هم، اگر می توانید مودبانه به آنها "نه" بگویید، و توضیح دهید که چرا نمی توانید این کار را انجام دهید.

اگر افراد ببینند که شما در مورد اهداف و مرزهای خود قاطع و شفاف هستید، اغلب در آینده از درخواست انجام فعالیت های "غیر مهم" از شما خودداری می کنند.

5 نکته مدیریت زمان در هنگام کار با ماتریس آیزنهاور:

1. قرار دادن کارهایی که باید انجام دهید در یک لیست، ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه اول از خودتان بپرسید چه کاری ارزش انجام دادن دارد.

2. سعی کنید خودتان را به بیش از هشت وظیفه در هر بخش محدود نکنید. قبل از اضافه کردن یک وظیفه دیگر، اول وظیفه ای را که از همه مهم تر است تکمیل کنید. به یاد داشته باشید: مهم جمع آوری کردن وظایف نیست، تمام کردن آنهاست.

3. شما همیشه باید هم برای وظایف کاری و هم وظایف شخصی خود تنها یک لیست داشته باشید. به این ترتیب هیچ وقت نمی توانید در مورد انجام ندادن هیچ کاری برای خانواده یا خودتان در پایان روز شکایت کنید.

4. اجازه ندهید خودتان یا دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت های شما را مشخص کنند. هنگام صبح برنامه ریزی کنید، سپس بر روی وظایف خود کار کنید. و در پایان، از به اتمام رساندن کارهایتان لذت ببرید.

5. در آخر، سعی کنید کارهایتان را زیاد به تعویق نیاندازید، حتی با بیش از حد مدیریت کردن وظایفی که باید انجام دهید.

[ad_2]
لینک منبع
بازنشر: مفیدستان

عبارات مرتبط با این موضوع
مفهوم تولید ناخالص داخلی و تولید ناخالص ملی …گروه اقتصاد کلان بازار خبر؛ بر اساس تعاریف عمومی، تولید ناخالص ملی به انگلیسی سلامت زندگی سالم و شاد، همراه با تناسب اندام، زیبایی و سلامت روان مفهوم تولید ناخالص داخلی و تولید ناخالص ملی چیست؟ گروه اقتصاد کلان بازار خبر؛ بر اساس تعاریف عمومی، تولید ناخالص ملی به انگلیسی سلامت زندگی سالم و شاد، همراه با تناسب اندام، زیبایی و سلامت روان دیدار امام زمان با بهجت امام زمان با صدای فانی توقف زمان با قدرت ذهن جنگ امام زمان با شیطان اختلاف زمان با کشورها زمان با دعای امام زمان با معنی

اولویت‌بندی کارها با ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور

[ad_1]

کارهای روزانه خود را چگونه اولویت بندی میکنید؟ اگر برای انجام به موقع کارهای ضروری و مهم روزانه خود دچار مشکل هستید بهتر است با ماتریس آیزنهاور آشنا شوید.

به گزارش آلامتو و به نقل از وبسایت چطور؛ ماتریس آیزنهاور ابزار ساده‌ای برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان است. با شناخت ماتریس آیزنهاور می‌آموزیم که چگونه از زمان خود بهترین استفاده را بکنیم.

فرض کنید که رئیس‌ واحد فروش شرکتی که داخلش کار می‌کنید، وظیفه‌ای به شما محول کرده تا برای جلسه‌ی آخر ماهِ هیئت مدیره، گزارشی از وضع فروش اقلام جدیدی که از چین وارد کرده‌اید تهیه کنید تا او بتواند ببَرد و به آنها نشان بدهد.

وقتی رئیس رفت شروع می‌کنید به غرغر کردن: «آخه، پدرت خوش مادرت خوش، امروز که بیست و هفتم ماهه! این قوز بالا قوز دیگه چی بود نصیبمون کردی؟» به رئیس که نمی‌توان نه گفت، ولی با خرواری از کار که همین الان هم سرتان ریخته چه می‌کنید؟ چطور پروژه‌ی جلسه‌ی هیئت مدیره را این وسط به اتمام می‌رسانید؟ چه ترفندی دارید تا به روش شِرتی شِپِرتی کار نکنید؟

احتمالا استرس و نگرانی باعث شُل شدن دست و پایتان شده و قادر نیستید روی هیچ کاری تمرکز کنید. انگار هر چیزی که از کنارتان می‌گذرد می‌خواهد حواس‌تان را پرت کند.

چه می‌شود کرد؟ وقت تنگ است و حاجی گرفتار. زمان دوست شما نیست و مثل آقا و خانم تناردیه با چماق بالای سرتان ایستاده است. پس باید فکری به حالش بکنید. چه خوب بود که مثل افسانه‌های یونان باستان، زئوس بودید و با یکی از دست‌هایتان جلوی حرکت خورشید را می‌گرفتید تا زمان متوقف شود و خیلی ریلکس به کارتان برسید. البته اگر زئوس بودید که اصلا نیازی به این کارها نبود چون یک صاعقه‌ی مَشتی حواله‌ی مدیر فروش و هیئت مدیره می‌کردید و می‏‌رفتید بالای کوه اُلمپ دنبال عشق و کیف.

بیشتر از این اذیتتان نمی‌کنم. راه‌حلش استفاده از قانون آیزنهاور است. آیزنهاور یکی از رئیس‌جمهورهای آمریکا بود که قانون خوبی برای اولویت‌بندی کارهای مهم و کنار گذاشتن چرند و پرندها داشت که حسابی به کارتان می‌آید. پس اگر قصد دارید به زئوس واقع‌گرایانه‌ای تبدیل شوید، بخوانید و بدانید و به کار ببندید.

کارهای «فوری» و «مهم» چیستند؟

در سال ۱۹۵۴ (۱۳۳۳ هجری شمسی) رئیس‌جمهور سابق ایالات متحده آمریکا، جناب دوایت دی. آیزنهاور، در جریان یک سخنرانی بین‌المللی حرف جالبی زد. مضمون سخنان آیزنهاور این بود: «مشکلات من دو نوعند: فوری‌ها و مهم‌‌ها. فوری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هم هیچگاه فوری نیستند.»

آیزنهاور در آن زمان متوجه این نکته‌ی مهم شده بود که مدیریت زمانیِ صحیح، نه فقط به معنی انجام دادن همه‌ی کارهاست، بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. به عبارت دیگر، باید قسمتی از وقت‌مان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص بدهیم، نه اینکه همه‌اش را صرف انجام دادن کارهای فوری بکنیم. برای این کار، و برای کم کردن استرس و نگرانی از برنامه‌ی زمانبندی فشرده، باید فرق بین این دو واژه را بدانیم:

• مهم: کارهایی که انجام دادنشان باعث می‌شود به اهدافی که در سر داریم برسیم. چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای.
• فوری: کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و انجام دادنشان معمولا باعث می‌شود، شخص دیگری را به هدفش برسانیم. این کارها اغلب شامل آنهایی است که هم ما رویشان تمرکز می‌کنیم و هم خودشان توجه ما را می‌طلبند، زیرا اگر سریع انجامشان ندهیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم.

وقتی که بدانیم کدام کارها فوری‌اند و کدامشان مهم، آنگاه می‌توانیم از تمایل ناخودآگاه خود به تمرکز کردن بر کارهای بی‌اهمیت جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می‌توانیم برنامه‌‌ی زمانبندی‌مان را بهینه‌سازی کنیم تا جای خالی را برای پرداختن به کارهایی که برای موفقیت‌مان لازم است، جور کنیم.

نحوه‌ی استفاده از ماتریس آیزنهاور

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارها و پروژه‌هایی تهیه کنید که احساس می‌کنید باید انجامشان بدهید. سعی کنید هر چیزی که وقتتان را در سر کار می‌گیرد، هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید. (اگر آدمی باشید که می‌خواهد به کارش مسلط باشد، باید این لیست را از قبل داشته باشید.)

سپس، هر یک از این کارهایی که لیست کرده‌اید را داخل یکی از ۴ دسته‌بندی زیر قرار دهید:

• مهم و فوری
• مهم ولی غیرفوری
• غیرمهم ولی فوری
• غیرمهم و غیرفوری

حالا از استراتژی‌های زیر برای برنامه‌ریزی استفاده کنید:

۱. مهم و فوری

۲ جور کار مهم وفوری داریم: دسته‌ی اول آن کارهایی هستند که نمی‌توانستید پیش‌بینی‌‌شان کنید و حالا دم بزنگاه غافلگیرتان کرده‌اند، و دسته‌ی دوم کارهایی هستند که گذاشته‌ایدشان کنار تا در دقیقه‌ی ۹۰ به آنها برسید.

می‌توانید با برنامه‌ریزیِ جلو جلو و همچنین پرهیز از موکول کردن کارها به بعد، تا حد زیادی از شر کارهای دقیقه‌ی نَودی خلاص شوید. پس این از دسته‌ی دوم! اما چه کار کنیم تا غافلگیر نشویم؟ از آنجا که علم غیب ندارید، بهتر است همیشه در برنامه‌ریزی‌تان جایی را خالی بگذارید برای همین کارها تا به این راحتی غافلگیر نشوید. (چه بسا که مجبور شوید پس از وقوع یک بحران، کل کارها را از نو برنامه‌ریزی کنید.)

اگر کلی کار فوری و مهم دارید، بنشینید و ببینید که کدامشان را می‌توانستید از قبل پیش‌بینی کنید، و به این فکر کنید که چطور می‌توانید مکانیزمی پیدا کنید تا بتوانید کارهای مشابه با آنها را جلو جلو برنامه‌ریزی کنید تا دیگر فوریت پیدا نکنند.

۲. مهم ولی غیرفوری

انجام دادن این کارها بهتان کمک می‌کند که اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را محقق کرده و کارهای مهم را تکمیل کنید.

سعی کنید به اندازه‌ی کافی وقت برای درست انجام دادن این کارها اختصاص بدهید تا به کارهای فوری تبدیل نشوند. همچنین یادتان باشد که بیش از حد هم رویشان کار نکنید؛ مشکلات نامرئی همیشه در جایی به کمین‌تان نشسته‌اند. این استراتژی باعث می‌شود که داخل مسیر بمانید و شلاقِ کارهای فوری فوتی، زندگی را برایتان به جهنمی پر استرس تبدیل نکند.

۳. غیرمهم ولی فوری

کارهای فوری ولی کم‌اهمیت، کارهایی هستند که باعث می‌شوند از اهدافمان دور بمانیم. از خودتان بپرسید «آیا امکانش هست موکولشان کنم به زمانی دیگر؟» اکثرا، منبع تولید اینجور کارها، آدم‌های دیگر هستند. گفتن «نه»ی مؤدبانه به دیگران، هیچ ایرادی ندارد. بعضی مواقع لازم است دیگران را تشویق کنید تا خودشان راه‌حلی برای کار خودشان پیدا کنند.

مثلاً در فروشگاهی کار می‌کنید که برای فردا صبح کمپین فروش گذاشته و اکنون بدجوری درگیر کار هستید. همکار خوش قد و بالایی خرامان خرامان می‌رسد بالا سر میزتان و رو به شما دو لا می‌شود و چشم در چشم‌تان می‌دوزد و با لحنی جانگداز خواهش می‌کند که نحوه‌ی حذف کردن نوشته از عکس در فتوشاپ را به او یاد بدهید (البته اکثرشان می‌گویند بیا این عکس را بگیر و خودت ادیت کن!). اگر بخواهید فتوشاپ باز کنید و مو به مو یادش بدهید که باید تا ساعت ۹ شب در شرکت بمانید و چایی‌های ۵ بار دم کشیده‌ی شرکت را، که فرق چندانی با روغن سوخته‌ی تریلی ندارند، نوش جان کنید تا چشم‌تان صفحه‌ی مانیتور را ببیند. به این ترتیب مسلماً از کار خودتان خواهید افتاد. پس با لحن خیلی محترمانه‌ای درخواستش را رد کنید و به جایش به او بگویید می‌تواند انواع ترفندهای فتوشاپی را در گوگل جستجو کند و ظرف ۵ دقیقه یاد بگیرد.

اما از طرف دیگر، زمان‌هایی را هم خالی کنید تا افرادی که قصد دارند با شما صحبت کنند، بدانند که چه وقت به شما نزدیک بشوند. به این ترتیب، هم آنها مزاحم کارتان هم نمی‌شوند و هم شما هم‌تیمی باحالی باقی می‌مانید. راه خوبش این است که با افرادی که مدام وسط کارتان سر می‌رسند و کاری با شما دارند، جلسه‌ی روزانه بگذارید تا یکجا به مشکلات و نظرات همه‌ی آنها گوش بدهید. به این ترتیب قادر خواهید بود تا در مدت زمان بیشتری روی کارهای مهم‌تان تمرکز کنید.

۴. غیرمهم و غیرفوری

این جور کارها اصلا کار نیستند. فقط وقت تلف‌کُنی هستند، پس تا حد ممکن از انجام دادنشان خودداری کنید.

خیلی‌‌هایشان را صرفا می‌توانید نادیده بگیرید و لغو کنید. با این حال، بعضی‌هایشان کارهایی است که سایرین از شما می‌خواهند انجامشان بدهید، حتی با وجود این که انجام دادن آن کار هیچ نفعی برای خود شما نخواهد داشت. به اینها هم خیلی مؤدبانه بگویید «نه» و راهتان را کج کنید و بروید. اگر می‌توانید توضیح مختصر و مفیدی بهشان بدهید که چرا نمی‌توانید فلان کار را انجام بدهید. مثلاً اگر همکارتان می‌خواهد وقت شما را بگیرد تا وسط کار، بیایید و راجع به خریدن کاسه‌ی توالت فرنگی برای مادرزنش که تازه از بیمارستان مرخص شده، نظر بدهید، با رعایت ادب برایش توضیح بدهید که «اگر الان چشم از مانیتور بردارم سررشته‌ی کار از دستم در می‌رود. اگر وقت کردم حتما با کمال میل کمکت می‌کنم.»

اگر آدم‌های دیگر ببینند که شما در اهدافتان جدی هستید و برای خود محدوده‌ای ترسیم کرده‌اید، حداقل فایده‌ای که دارد این است که راجع به کارهای «غیرمهم‌شان» وقت شما را نمی‌گیرند.

خلاصه‌ی ماجرا

ماتریس آیزنهاور می‌گوید کارهایتان را به دو دسته تقسیم کنید. ۱. آنهایی که باید رویشان تمرکز کنید و ۲. آنهایی که باید ازشان فرار کنید.

با رعایت این قانون می‌توانید کارهای واقعا فوری‌تان را همزمان با کارهای مهم و هدف‌های بلندمدت‍تان پیش ببرید. بعد از شناسایی نوع کار، از طریق این ۴ استراتژی، جدول زمانبندی خود را بر اساس فوریت یا اهمیت کارها تنظیم کنید.

[ad_2]
لینک منبع
بازنشر: مفیدستان

عبارات مرتبط با این موضوع
اولویت‌بندی کارها با ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور اولویت‌بندی کارها با ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور

مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

[ad_1]

 نام ماتریس از کجا آمده است؟

دوایت آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده از سال 1953 تا 1961 بود. او قبل از رئیس جمهور شدن، به عنوان یک ژنرال در ارتش آمریکا و به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در طول جنگ جهانی دوم خدمت کرد. او همچنین بعدها اولین فرمانده عالی ناتو شد.
دوایت مجبور بود تصمیمات دشواری در مورد این که هر روز باید بر کدام یک از وظایف بسیار خود تمرکز کند بگیرد. این امر در نهایت به ابداع اصل مشهور جهانی آیزنهاور او منجر شد، که امروزه به ما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنیم.

فعالیت های "فوری" و "مهم" چه هستند؟

در یک سخنرانی در سال 1954 برای مجمع دوم شورای جهانی کلیساها، رئیس جمهور سابق آمریکا دوایت آیزنهاور ، که به نقل از دکتر روسکو میلر  رئیس دانشگاه نورث وسترن صحبت می کرد، گفت: "من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. فوری ها مهم نیستند، و مهم ها هیچ وقت فوری نیستند". گفته می-شود که با استفاده از این "اصل آیزنهاور" است که او می داند چطور حجم کار و اولویت های خود را سازماندهی کند.

 او تشخیص داد که مدیریت زمان عالی به معنی موثر و همچنین کارآمد بودن است. به عبارت دیگر، ما باید وقت خود را صرف کارهایی کنیم که مهم هستند، و نه فقط کارهایی که فوری‌اند. برای این کار، و برای به حداقل رساندن استرس داشتن مهلت های زمانی بیش از حد محدود، ما باید این تمایز را درک کنیم:

• فعالیت های مهم نتیجه ای دارند که منجر به دستیابی ما به اهدافمان می شود، چه این اهداف حرفه ای باشند و چه شخصی.
• فعالیت های فوری نیاز به توجه فوری دارند، و معمولا به دستیابی به اهداف شخص دیگری مربوط هستند. آنها اغلب فعالیت هایی هستند که ما بر روی آنها تمرکز می کنیم و نیازمند توجه هستند چون عواقب عدم رسیدگی به آنها فوری هستند.

وقتی ما بدانیم که کدام فعالیت ها مهم و کدام فوری هستند، می توانیم بر تمایل طبیعی خود برای تمرکز بر روی فعالیت های فوری بی اهمیت غلبه کنیم، به طوری که می توانیم وقت کافی برای انجام آنچه که برای موفقیت ما ضروری است خالی کنیم. به این طریق است که می توانیم از "برخورد آنی با مشکلات به جای پیشگیری از آنها" به سمت موقعیتی حرکت کنیم که بتوانیم کسب و کار و حرفه خود را ترقی دهیم.

چگونه از اصل آیزنهاور استفاده کنیم؟

برای استفاده از این اصل، تمام فعالیت ها و پروژه هایی که احساس می کنید باید انجام دهید را لیست کنید. سعی کنید تمام چیزهایی که وقت شما را در محل کار می گیرند، اما با این حال بی اهمیت هستند را در لیست خود بگنجانید. (اگر وقت خود را با استفاده از لیست کارهایی که باید انجام دهید  یا برنامه کاری  مدیریت می کنید، قبلا این کار را انجام داده اید.)

 
سپس از راهکارهای شرح داده شده در زیر برای برنامه ریزی فعالیت های خود استفاده کنید.

1. مهم و فوری

دو نوع متمایز از فعالیت های فوری و مهم وجود دارد: آنهایی که شما نمی توانید پیش بینی کنید، و آنهایی که تا لحظه آخر رها کرده اید.

شما می توانید فعالیت های لحظه آخری را با برنامه ریزی از قبل و اجتناب از تعلل، حذف کنید.

با این حال، همیشه نمی توانید برخی از مسائل و بحران ها را پیش بینی یا از آنها جلوگیری کنید. در اینجا، بهترین روش این است که کمی وقت برای رسیدگی به مسائل غیر منتظره و فعالیت های مهم برنامه ریزی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. (اگر یک بحران بزرگ به وجود آمد، آن وقت شما باید وظایف دیگر را دوباره برنامه ریزی کنید.)

اگر شما مقدار زیادی فعالیت های فوری و مهم دارید، مشخص کنید که کدام یک از آنها را می توانید پیش بینی کنید، و در مورد این که چطور می توانید فعالیت های مشابه را از قبل برنامه ریزی کنید، تا تبدیل به فعالیت های فوری نشوند، فکر کنید.

2. مهم اما غیر فوری

اینها فعالیت هایی هستند که به شما کمک می کنند به اهداف شخصی و حرفه ای خود دست یابید، و کارهای مهم را تکمیل کنید.

مطمئن شوید که مقدار زیادی زمان برای انجام درست این کارها دارید، به طوری که تبدیل به فعالیت های فوری نمی شوند. همچنین، به یاد داشته باشید که زمان کافی برای رسیدگی به مشکلات پیش-بینی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. این کار شانس شما برای پیگیر ماندن را به حداکثر رسانده، و به شما کمک خواهد کرد تا از استرس این که کار بیشتر از حد لازم فوری شود، جلوگیری کنید.

3. غیر مهم اما فوری

وظایف فوری اما غیر مهم کارهایی هستند که شما را از دستیابی به اهدافتان باز می دارند. از خودتان بپرسید آیا می توانید آنها را دوباره برنامه ریزی کرده یا به دیگری محول کنید.

یک منشأ رایج چنین فعالیت هایی، افراد دیگر هستند. گاهی اوقات گفتن مودبانه "نه" به افراد، یا تشویق آنها به این که خودشان مشکل را حل کنند، مناسب است. (مقاله ما تحت عنوان "بله به شخص، نه به کار" در اینجا به شما کمک خواهد کرد.)

همچنین، سعی کنید وقتی در دسترس هستید، بازه های زمانی داشته باشید، به طوری که افراد بدانند می توانند در آن زمان با شما صحبت کنند. یک راه خوب برای انجام این کار ترتیب دادن جلسات منظم با آنهایی است که اغلب حرف شما را قطع می کنند، به طوری که بتوانند یکباره با مسائل خود کنار بیایند. پس از آن شما قادر خواهید بود برای مدت طولانی تری بر روی فعالیت های مهم خود تمرکز کنید.

4. نه مهم و نه فوری

این فعالیت ها تنها حواس پرت کننده هستند، در صورت امکان از آنها اجتناب کنید.

شما می توانید به سادگی از بسیاری از آنها چشم پوشی کرده یا آنها را لغو کنید. با این حال، برخی از آنها ممکن است فعالیت هایی باشند که افراد دیگر از شما می خواهند انجام دهید، با وجود این که به نتایج مورد نظر شما کمک نمی کنند. باز هم، اگر می توانید مودبانه به آنها "نه" بگویید، و توضیح دهید که چرا نمی توانید این کار را انجام دهید.

اگر افراد ببینند که شما در مورد اهداف و مرزهای خود قاطع و شفاف هستید، اغلب در آینده از درخواست انجام فعالیت های "غیر مهم" از شما خودداری می کنند.

5 نکته مدیریت زمان در هنگام کار با ماتریس آیزنهاور:

1. قرار دادن کارهایی که باید انجام دهید در یک لیست، ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه اول از خودتان بپرسید چه کاری ارزش انجام دادن دارد.

2. سعی کنید خودتان را به بیش از هشت وظیفه در هر بخش محدود نکنید. قبل از اضافه کردن یک وظیفه دیگر، اول وظیفه ای را که از همه مهم تر است تکمیل کنید. به یاد داشته باشید: مهم جمع آوری کردن وظایف نیست، تمام کردن آنهاست.

3. شما همیشه باید هم برای وظایف کاری و هم وظایف شخصی خود تنها یک لیست داشته باشید. به این ترتیب هیچ وقت نمی توانید در مورد انجام ندادن هیچ کاری برای خانواده یا خودتان در پایان روز شکایت کنید.

4. اجازه ندهید خودتان یا دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت های شما را مشخص کنند. هنگام صبح برنامه ریزی کنید، سپس بر روی وظایف خود کار کنید. و در پایان، از به اتمام رساندن کارهایتان لذت ببرید.

5. در آخر، سعی کنید کارهایتان را زیاد به تعویق نیاندازید، حتی با بیش از حد مدیریت کردن وظایفی که باید انجام دهید.

[ad_2]
لینک منبع
بازنشر: مفیدستان

عبارات مرتبط با این موضوع
مفهوم تولید ناخالص داخلی و تولید ناخالص ملی …گروه اقتصاد کلان بازار خبر؛ بر اساس تعاریف عمومی، تولید ناخالص ملی به انگلیسی سلامت زندگی سالم و شاد، همراه با تناسب اندام، زیبایی و سلامت روان مفهوم تولید ناخالص داخلی و تولید ناخالص ملی چیست؟ گروه اقتصاد کلان بازار خبر؛ بر اساس تعاریف عمومی، تولید ناخالص ملی به انگلیسی سلامت زندگی سالم و شاد، همراه با تناسب اندام، زیبایی و سلامت روان دیدار امام زمان با بهجت امام زمان با صدای فانی توقف زمان با قدرت ذهن جنگ امام زمان با شیطان اختلاف زمان با کشورها زمان با دعای امام زمان با معنی