افرادی که در مدیریت زمان ناکام می‌مانند، معمولا بعضی اشتباهات متداول و مشترک را مرتکب می‌دهند که به بررسی آنها می‌پردازیم.
عادت مدیریت زمان به‌راحتی به دست نمی‌آید. موفق شدن یا نشدن ما نهایتا به این بستگی دارد که چگونه از زمان در دسترس خود استفاده می‌کنیم. برای به دست آوردن این عادت، اجتناب از انجام رفتارهایی که برنامه‌ی زمان‌بندی را عقب بیندازد و یا مانع انجام کار مهمی شود، ضروری است. در اینجا به ۱۳ رفتاری اشاره می‌کنیم که افراد ناموفق با انجام آنها زمان خود را به بدترین نحو مدیریت می‌کنند:
جدول زمانی مخصوص قطار‌ها و افراد خشک و مقید است. شما به خودتان می‌گویید که همه چیز تحت کنترل است و می‌توان بدون داشتن برنامه‌ای مشخص در دور و اطراف قدم زد و کارها را انجام داد. اما حقیقت چیز دیگری است. داشتن جدول زمانی حیاتی است. داشتن برنامه به شما کمک می‌کند بدانید دقیقا چه کاری باید انجام دهید، به شما کمک می‌کند نتایج کار خود را ثبت کنید و کارهای خود را اولویت‌بندی کنید.
بدون یک برنامه‌ی نوشته‌شده، احتمالا زمان زیادی هدر خواهید داد و در آخر روز، به یاد کارهایی می‌افتید که باید انجام می‌دادید اما ندادید.
این مورد با مورد قبلی، یعنی داشتن برنامه رابطه‌ی تنگاتنگی دارد. اساسا باید همه چیز را نوشت. کاری را که می‌خواهید انجام دهید را بنویسید، کاری که انجام داده‌اید را نیز بنویسید و همچنین کارهایی که وقت انجام آنها را نداشتید. مهم نیست که از گوشی، تقویم و یا هر چیز دیگری استفاده می‌کنید، فقط بنویسید!
در لحظه زندگی کردن بسیار خوشایند و زیبا است. گاهی اوقات، داشتن چنین خصیصه‌ای به شما اجازه می‌دهد در برخورد با موانع غیرمنتظره در زندگی انعطاف‌پذیر باشید و از زندگی و لحظات آن لذت ببرید؛ بنابراین از فرصت‌های پیش‌بینی‌نشده استفاده کنید و زندگی جالبی در پیش بگیرید.
با این حال، اگر زندگی کردن در لحظه، دائما تبدیل به حواس‌پرتی شود و شما را از انجام کارهای مهمتان بازدارد؛ تبدیل به یک مشکل میشود. افراد ناموفق نمی‌توانند بر کاری که در حال انجام آن هستند تمرکز کنند، و در نهایت تصمیمات بسیار بدی در مورد مدیریت زمان می‌گیرند.
اگر شما عکسی از یک جوجه پنگوئن بامزه ببینید و بعد، ناگهان دریابید که کل روز را مشغول گشت‌وگذار در اینترنت و سرچ کردن عکس‌های حیوانات بوده‌اید, بدانید که مشکل تمرکز دارید.
بسیاری از مردم این کار را می‌کنند، به تعویق انداختن انجام کاری برای سازمان‌دهی دوباره‌ی وقتان، عمل بی‌ضرری است. با این حال، اگر این کار تبدیل به عادت شود و از حالت عادی فراتر رود، باید در روش عمل خود تجدید‌نظر کنید. اگر شما دائما این کار را انجام دهید، در منجلاب فرو می‌روید و کارها روی‌هم انباشته می‌شوند. دائما به خودتان می‌گویید که روزی این کارها را تمام می‌کنم ؛ اما کارها بیشتر و بیشتر می‌شوند. اگر در این وضعیت هستید، باید برای خود یک انگیزه‌ی قوی بیابید و سپس شروع به نوشتن برنامه‌ی زمانی کنید.
منظور ما، آیین‌های عجیب‌وغریب مذهبی نیست. منظورمان عادت‌های مثبتی هستند که در طول روز به شما انگیزه می‌دهند. مثلا نوشیدن قهوه بعد از بیدار شدن و یا یوگای صبحگاهی و یا گوش کردن به آهنگ انرژیک؛ همین فعالیت‌های کوچک شما را برای یک روز پرانرژی آماده می‌کنند.
شاید چنین توصیه‌ای را در یکی از آن پست‌های اینستاگرامی بی‌مزه دیده باشید! اما به این فکر کنید که آیا واقعا می‌توانید به موفقیت برسید در حالی که زندگی شما تهی از هیجان است؟ شاید جواب این سؤال مثبت باشد؛ اما حتی در این صورت، هدف از این‌همه تلاش چه خواهد بود؟
بسیار مهم است که برای خودتان اوقات فراغت تدارک ببینید؛ باز هم تأکید می‌کنیم که اوقات فراغت هم باید در چارچوب برنامه‌ی زمانی باشند. اگر شما مشغله‌ی زیادی دارید و نمی‌توانید برای خودتان اوقات خوشی بیافرینید، احتمالا موفقیتتان دوام زیادی نخواهد داشت.
انسان‌های ناموفق شاید با کار کشیدن بیش‌ازحد از خودشان بتوانند به موفقیت‌های کوتاه‌مدت برسند، اما در بلند‌مدت، شاید به مرحله‌ی بی‌هدفی و ناشادمانی برسند.
حتما برای آخر هفته‌ی خود برنامه‌ی فراغت داشته باشید، حتی اگر از فرط بی‌حوصلگی مجبور شوید که مستند «فرازمینی‌های باستانی» را ببینید، این کار را انجام دهید. با برنامه‌ریزی برای آخرهفتهها، در واقع شما مدیریت زمان خود را تقویت می‌کنید و مجبور می‌شوید از تک‌تک دقایق برای استراحت استفاده کنید تا خود را برای انجام وظایف بزرگ در طول هفته آماده کنید.
امروز هدف اصلی شما چیست؟ برای این هفته چطور؟ این ماه؟ داشتن هدف، شما را در مسیر درست نگه می‌دارد. حتی اگر نتوانید در مدت زمان تعیین‌شده به تمام اهداف خود برسید، حداقل تلاش می‌کنید و این خود یک گام بزرگ و ارزشمند است.
اولویت‌بندی مهم است، باید این کار را برای شغل، پول و زندگی شخصیتان انجام دهید. همچنین اولویت‌بندی در مورد استفاده از زمان نیز بسیار بااهمیت است. اگر کارهای خودتان را اولویت‌بندی نکنید، ممکن است تمام‌وقت خود را روی کارهای کوچک بگذارید و به کارهای اصلی رسیدگی نکنید. زمانی که برنامه‌ی زمانی کارهایتان را می‌نویسید، آنها را تحت عناوین ضروری یا اختیاری برچسب‌گذاری کنید.
اینکه سعی کنید چند کار را هم‌زمان پیش ببرید، نشانه‌ای از مدیریت بد زمان است. زیاد به خودتان فشار وارد نکنید، در هنگام برنامه‌ریزی معقولانه رفتار کنید.
به چیزهای مختلفی فکر کنید؛ آیا واقعا از لحاظ روحی این انرژی را دارید که هر شب با دوستان خود خوش بگذرانید؟ آیا زمان اختصاص داده‌شده برای انجام کاری کم تخمین زده نشده است؟ آیا عملا می‌توانید کارهای مربوط به چند پروژه را به‌طور هم‌زمان مدیریت کنید؟
اگر احساس درونی شما این است که نمی‌توانید چنین حجمی از کار را انجام دهید، بهتر است تک‌تک به انجام آنها بپردازید. در غیر این صورت ممکن است از عهده‌ی انجام بعضی از آنها برنیایید.
وقتی صحبت از افرادی میشود که مدیریت زمان آنها فاجعه است، شاید با خود شخصی را تصور کنید که روی کاناپه دراز کشیده و نوشابه می‌خورد و وقت خود را هدر می‌دهد.
در حقیقت، افراد نامنظم در شکل‌های گوناگونی یافت می‌شوند. بعضی از افراد درست خلاف توصیه‌ی قبلی ما رفتار می‌کنند، یعنی سعی می‌کنند بار سنگینی بلند کنند. نتیجه کار اغلب این است که زیر این بار سنگین از حرکت بازمی‌ایستند. آنها کارها را عقب می‌اندازند و یا سعی می‌کنند در دقایق آخر کارهایشان را تمام کنند. به‌طور خلاصه، بعضی از افراد با روند یکنواختی کار نمی‌کنند. این گونه افراد به مرحله‌ای می‌رسند که تمام انرژی خود را از دست می‌دهد و تا مدت‌ها از کار کشیدن دست برمی‌دارند.
افراد ناموفق اغلب به خاطر تصمیمات نادرستی که در مورد مدیریت زمان می‌گیرند، خود را از پا می‌اندازند. بنابراین اگر شما چنین رویه‌ای در پیش گرفته‌اید، حتما به فکر اصلاح آن باشید.
در عصر دیجیتال، احتمالا کار شما مستلزم این است که ساعت‌ها پشت رایانه بنشینید و به صفحه‌نمایش خیره شوید. با این حال، این موضوع به این معنی نیست که شما در اوقات استراحت نیز باید در توییتر چرخ بزنید یا به اینستاگرام و فیس‌بوک بروید. استفاده زیاد از شبکه‌های اجتماعی میتواند مغز شما را آشفته کند. به‌جای اینکه بعد از ساعت‌ها استفاده از رایانه، اوقات استراحت خود را در شبکه‌های اجتماعی بگذرانید، می‌توانید عادت دیگری برای خودتان پیدا کنید، مثلا می‌توانید شروع به خواندن کتاب کنید.
گاهی اوقات افراد برای اینکه کارهای بیشتری انجام دهند و به‌اصطلاح بهره‌ور باشند، در انجام کارها تعجیل می‌کنند، نتیجه این میشود که کارهای بیشتری برای خود می‌تراشند و باید اشتباهات خود را اصلاح کنند. به‌جای اینکه بخواهید با عجله کاری را انجام دهید، آرام باشید، از انجام هم‌زمان چند کار اجتناب کنید و برای درست انجام دادن کاری و اتمام آن عجله نکنید. به یاد داشته باشید که نتیجه‌ی عجله کردن در انجام کار، ناتمام ماندن آن است.