مجله پنجره خلاقیت: تمام کارآفرینانی که می شناسم، حتی وقت کافی برای انجام کارهایی که می خواهند نیز ندارند، با این حال باز هم به درخواست های جدید پاسخ مثبت می دهند. شاید این به خاطر خوش بینی ذاتی شان باشد، یا شاید فقط از ناامید کردن دیگران متنفرند؛ اما با پاسخ های مثبت مکررشان به سلامتی، اعتبار و کارایی خود لطمه می زنند زیرا قادر نخواهد بود تمام وظایفی را که بر عهده می گیرند انجام دهند.
علاوه بر این پاسخ های مثبت همیشگی، برخی کارآفرینان که تحت فشار قرار دارند، به شکل ضعیفی پاسخ منفی خود را اعلام می کنند، با لحن بدی با فرد درخواست کننده صحبت کرده یا دلیل روشنی برای پاسخ منفی شان نمی آورند. هرکدام از این رویکردها همیشه باعث بدتر شدن ماجرا شده و معمولا به احساس گناه می انجامد.
یک کارآفرین موفق باید به تمام تعهداتش عمل کرده و توقعات دیگران را نسبت به خود مدیریت کند. نکاتی را که در طول سالیان طولانی از قوی ترین رهبران کسب و کار آموخته ام با شما در میان می گذارم تا بتوانید بدون آسیب رساندن به روابط کاری فعلی یا موقعیت آینده پاسخ منفی بدهید:
1- مرزهایی تعیین کنید و پیش چشم همه برای این حد و مرز احترام قائل شوید. اجازه دهید همکارانتان تا حدودی با اولویت ها و محدودیت های کاری تان آشنا شوند. قوانینی را که در مورد وقت های آزاد و درخواست های قابل قبول برای خود تعیین کرده اید نشکنید و برایشان استثنا قائل نشوید. اعمال شما باید با حرف هایتان همخوانی داشته باشند. پس وقتی منظورتان «خیر» اســت، «بله» نگویید.
2- قبل از قبول یا رد کردن درخواست، زمانی را به بررسی تقویم خود اختصاص دهید.
یک شیوه رایج و مقبول کسب و کار این اســت که قبل از پاسخ دادن به هر نوع درخواستی، زمانی را به بررسی تقویم یا مشورت با دیگر مدیران اختصاص دهید. اگر به سرعت پاسخ مثبت یا منفی بدهید، احتمال دارد که یا نتوانید از پس آن بربیایید و یا رابطه کاری را نابود کنید. در هر شرایطی مهم اســت که به تاریخ یا زمانی که وعده داده اید، پایبند باشید.
3- به حسس ششم تان اعتماد کنید.
باد توجه داشته باشید که مغز و بدن تان اغلب اطلاعاتی را ثبت می کنند که صحیح تر از واکنشی احساسی و خوش بینانه یا عکس العملی منفی خواهدبود. نفس عمیقی بکشید، ذهنتان را از هر موضوع جانبی بی ربط پاک کنید و قبل از هر گونه پاسخی واکنش غریزی خود را تجزیه و تحلیل کنید.
4- هم مزایا و هم معایب درخواست مورد نظر را با یکی از شرکا در میان بگذارید.
اعلام ملاحظاتتان با صدای بلند به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که همه تاثیرات پاسخ های مثبت و منفی تصمیمتان را در نظر گرفته اید. هر پاسخ مثبتی باعث افزایش حجم کاری و هر پاسخ منفی ای باعث از دست رفتن موقعیتی می شود که در طول مسیر زندگی با آن برخورد کرده اید. صحبت کردن در این مورد برایتان زمان بیشتری می خرد.
5- ببینید آیا می توانید در ازای این درخواست چیزی بخواهید یا خیر.
این موضوع به فرد درخواست کننده کمک می کند تا تاثیرات احتمالی درخواستش را درک و احتمالا در آن بازنگری کند. گاهی بیش از آنچه وقت می گذارید احتمالا در آن بازنگری کند. گاهی بیش از آنچه وقت می گذارید و ارائه می دهید، بازدهی خواهید داشت. هر پاسخ مثبتی باید یک موقعیت برد- برد برایتان ایجاد کند؛ مانند پیشنهاد همکاری استراتژیک که رشد عظیمی را برای هر دو کسب و کار ایجاد می کند.
6- قبل از این که پاسخ منفی بدهید، محدودیت های خود را توضیح دهید.
اگر بدون هیچ گونه توضیحاتی درخواستی را نپذیرید، درواقع نشان داده اید که آن درخواست غیرمنطقی و مشکل دار بوده اســت. افرادی که درخواستی می دهند شاید از محدودیت های بودجه، حجم کاری فعلی یا فشار رقابتی فعلی شما باخبر نباشند. با این کار می توانید آنها را تشویق کنید که در آینده دوباره پیشنهادهایی به شما بدهند.
7- به شخص پاسخ مثبت بدهید و به درخواستش پاسخ منفی.
مطمئن شوید که فرد درخواست دهنده متوجه شود که به رغم این که به دلیل محدودیت های کاری، استراتژی یا زمانی، (فعلا) نمی توانید درخواست او را بپذیرید، چه احساس خوب و مثبتی در مورد او دارید. با این کار احتمالا فرد درخواست دهنده رد شدن درخواستش را شخصی نخواهدپنداشت.
8- پاسخ منفی تان را بین دو موضوع مثبت پنهان کنید. پاسختان را به وسیله توضیحات مثبت قابل قبول تر کنید. به عنوان مثال، اگر شریک تان از شما می خواهد که کنفرانسی را در شهر دیگری برگزار کنید اما مهلت انجام کار دیگری دارد به انتها می رسد، در ابتدا تعهداتتان را توضیح بدهید (موضوع مثبت)، سپس بگویید که به دلیل همان تعهدات باید در شهر بمانید (پاسخ منفی) و سپس با گفتن این که می خواهید روی وقت شناس بودن متمرکز شوید (موضوع مثبت) صبحت هایتان را به پایان برسانید.
9- تصمیم گیری را به زمان بهتری موکول کنید.
از فرد درخواست کننده بپرسید که آیا می توان موضوع درخواست را به زمانی دیگر موکول کرد تا تصمیم گیری در شرایط بهترین انجام شود یا خیر. ممکن اســت هر دو طرف در میان آشفته بازار شروع کسب و کار دچار اشتباه شوند. حواستان به زبان بدن و لحن صحبتتان باشد زیرا ممکن اســت با زبان بدن و لحن نامناسب پاسخ منفی را از آنچه که هست، دشوارتر کنید.
10- مطمئن شوید که حرف هایتان را با شفافیت کامل بیان می کنید.
وقتی فرد درخواست کننده پاسخ «منفی» ملایم شما را به عنوان پاسخ «مثبت» یا «شاید» در نظر بگیرید، هیچ کس رضایتمند نخواهد شد. همچنین توضیحات خیلی طولانی یا جزیی ممکن اســت به آن فرد القا کند که شما در حالت دفاعی قرار گرفته اید. پاسخ شما باید محکم و غیراحساسی باشد. به وضوح «نه» بگویید و سعی کنید حین گفتن آن لبخند بزنید.
برای این که رهبر بودن خود در کسب و کار را نشان دهید، نیازی نیست که همیشه به دیگران پاسخ مثبت دهید.
درواقع، اگر نگاهی به رهبران کسب و کاری دور و اطراف خود بیندازید، آنها از «نه» گفتن به موضوعات تکراری و رایج هراسی ندارند؛ حتی به همین خاطر ارج و قرب بیشتری به دست می آورند. آنها یادگرفته اند که با همان شور و شوقی که پاسخ مثبت می دهند، باید گاهی کلمه «نه» را نیز به کار ببرند. این بهترین روش برای تغییر دنیا و نجات دادن خودتان اســت. از همین امروز شروع کنید.
